CIRCULAR - DRH- P.Z 007-2011

 

Circular - DRH- P.Z 007-2011

Servicios Administrativos y Financieros

En el Decreto 35513-MEP, “La Organización Administrativa de las Direcciones Regionales de Educación del Ministerio de Educación Pública”, públicado en La Gaceta N° 187, del viernes 25 de setiembre de 2009, se define en la sección VII al Departamento de Servicios Administrativos y Financieros. A continuación trascribimos la sección VII:

“SECCIÓN VII

Del Departamento de Servicios Administrativos y Financieros

Artículo 66.—El Departamento de Servicios Administrativos y Financieros es el órgano técnico responsable de velar por la dotación de bienes y la prestación de los servicios requeridos para el funcionamiento operativo de todas las dependencias de la Dirección Regional de Educación. Asimismo, coordinar en materia de su competencia, la prestación de servicios de apoyo a las comunidades educativas, de acuerdo con las políticas de desconcentración mínima impulsadas por las autoridades superiores del Ministerio de Educación Pública.

Artículo 67.—El Departamento de Servicios Administrativos y Financieros funcionará bajo la responsabilidad de un Jefe de Servicios Administrativos y Financieros, nombrado de conformidad con los procedimientos y requisitos establecidos por la Dirección General de Servicio Civil. Dependerá jerárquicamente del Director o la Directora Regional de Educación.

Artículo 68.—Son funciones del Departamento de Servicios Administrativos y Financieros:

En materia de Gestión Administrativa y de Servicios de Apoyo:

a)  Planificar y presupuestar la dotación de los bienes y servicios requeridos para el funcionamiento de la Dirección Regional de Educación y todas sus dependencias.

b)  Apoyar a la Dirección en la formulación del Plan Anual Operativo (PAO) y el correspondiente presupuesto anual, proporcionando los insumos requeridos.

c)  Tramitar, de acuerdo con los procedimientos y plazos establecidos por el Jefe del Programa Presupuestario, las solicitudes de pedido requeridas para la ejecución de los recursos presupuestados para la Dirección Regional de Educación.

d)  Llevar el control administrativo-contable del presupuesto de la Dirección Regional de Educación y presentar a las autoridades superiores reportes periódicos sobre los problemas identificados.

e)  Mantener un inventario actualizado del mobiliario y equipo de la Dirección Regional de Educación, incluido el equipo de cómputo, así como de los contratos de alquiler, si los hubiere.

f)   Mantener un expediente actualizado de cada funcionario destacado en la Dirección Regional de Educación, y remitir el expediente, previo requerimiento, cuando se registre un traslado a otra región educativa.

g)  Establecer, en coordinación con el Consejo Asesor Regional, los mecanismos para llevar el control de asistencia y de las vacaciones de todo el personal destacado en la Dirección Regional de Educación.

h)  Prestar servicios de apoyo a los centros educativos, relacionados con la dotación de infraestructura y equipamiento, de acuerdo con los manuales de procedimientos establecidos por la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo (DIEE) para implementar el proceso de desconcentración mínima de la gestión institucional del MEP en este campo.

i)   Prestar servicios de apoyo a los centros educativos, relacionados con la ejecución de los programas de equidad, de acuerdo con los manuales de procedimientos establecidos por la Dirección de Programas de Equidad para implementar el proceso de desconcentración mínima de la gestión institucional del Ministerio de Educación Pública en este campo.

En materia de Gestión de Juntas de Educación y Juntas Administrativas:

j)  Mantener un registro actualizado de cada Junta de Educación y Junta Administrativa, velando para que su conformación y personería jurídica se encuentren al día.

k) Dar seguimiento y supervisar el uso de los recursos canalizados a las Juntas de Educación y a las Juntas Administrativas, según fuente de financiamiento.

l)   Preparar reportes trimestrales sobre la disponibilidad de recursos en las cuentas de las Juntas de Educación y las Juntas Administrativas, según fuente de financiamiento. Asimismo, remitirlos al Consejo de Supervisión de Centros Educativos para su valoración y a las dependencias del nivel central que corresponda.

m)  Brindar asesoría y capacitación, en coordinación con dependencias especializadas del nivel central, según fuente de financiamiento.

En materia de Gestión del Recurso Humano:

n)  Velar por la prestación de servicios relacionados con la dotación y administración del recurso humano destacado en los centros educativos, de acuerdo con los manuales de procedimientos y regulaciones establecidas por la Dirección de Recursos Humanos, para orientar la desconcentración mínima de servicios hacia el nivel regional.

o)  Extender certificaciones y constancias relacionadas específicamente con acciones de personal, salarios, desglose de salarios, grupo profesional, lugar de trabajo, patrono, años de servicio y, en general, sobre los aspectos relativos a su relación de servicio.

p)  Velar, en coordinación con los supervisores de cada Circuito Educativo, para que los centros educativos cumplan las normas, orientaciones y disposiciones establecidas para la dotación y administración del personal destacado en los centros educativos, en los distintos ciclos, niveles y modalidades.

q)  Brindar asesoría a los servidores en el ejercicio de sus funciones, en lo concerniente a la administración de personal de conformidad con los lineamientos emitidos por la Dirección de Recursos Humanos.

Artículo 69.—Para el cumplimiento de sus funciones, el Departamento de Servicios Administrativos y Financieros desarrollará para efectos operativos tres procesos relacionados: a) Gestión Administrativa y de Servicios de Apoyo, b) Gestión de Juntas de Educación y Juntas Administrativas y c) Gestión del Recurso Humano. Cada proceso contará con su correspondiente programación anual, la que deberá ser consistente con lo establecido en el Plan Anual Operativo (PAO) de la Dirección Regional de Educación.

Artículo 70.—El Departamento de Servicios Administrativos y Financieros se reunirá, de manera ordinaria, una vez por mes, con el propósito de dar seguimiento y evaluar la ejecución de la programación anual, así como coordinar acciones relacionadas con programas y proyectos de alcance nacional, impulsados desde el Viceministerio Administrativo, por medio de las distintas dependencias que conforman el Área Administrativa de las Oficinas Centrales. Para efectos de control y seguimiento, el Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Financieros llevará un registro de actas de las reuniones realizadas, detallando en cada caso la agenda, los participantes y una breve referencia de los temas tratados, así como los acuerdos adoptados.

Artículo 71.—Para facilitar la comunicación entre las dependencias del Área Administrativa del nivel central y los Departamentos de Servicios Administrativos y Financieros de las Direcciones Regionales de Educación, el Viceministerio Administrativo podrá convocar a los Jefes de Servicios Administrativos y Financieros a reuniones trimestrales de coordinación, con el propósito de planificar, coordinar, dar seguimiento y evaluar temas específicos del Área Administrativa. Asimismo, realizar la planificación de las convocatorias con el propósito de conciliarlas con la programación regional.

Artículo 72.—Es competencia exclusiva de las autoridades superiores del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con las necesidades y la evolución del sistema educativo costarricense, determinar el número de plazas y las especialidades que podrán ser autorizadas para el funcionamiento de los Departamentos de Servicios Administrativos y Financieros de las Direcciones Regionales de Educación. Las decisiones en esta materia serán de acatamiento obligatorio, y comunicadas formalmente a la Dirección de Planificación Institucional, a la Dirección de Recursos Humanos y a las Direcciones Regionales de Educación.”